POLITICAS DE RESERVAS, PAGOY Y RESPONSABILIDADES – ArCa Travel

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1. POLÍTICA DE RESERVAS:  CLASIFICACIÓN DE RESERVAS:
    

   • INDIVIDUALES (FIT’S): Se consideran reservas de individuales a las solicitudes conformadas por un número igual o menor a 9 pasajeros (1-9 paxs).

   • GRUPOS: Se considera una reserva de grupo a aquella solicitud igual o mayor a 10 pasajeros (10 a + paxs).

   • SOBRE LA RESERVA DE SERVICIOS Y ALOJAMIENTO

     • Toda reserva deberá ser solicitada vía correo electrónico detallando la siguiente información:

       • Apellidos y Nombres completos

       • Número de pasaporte o documento de identidad.

       • Fecha de nacimiento

       • Nacionalidad (Pasajeros de la Comunidad Andina CAN -Bolivia, Colombia, Ecuador- deben enviar la copia de su pasaporte obligatoriamente)

       • Itinerario requerido y fechas exactas de viaje

       • Información de vuelos (en caso estos no sean emitidos a través de ArCa Travel indicando: fecha, # de vuelo, ruta, horarios, PNR (o código/localizador de reserva)

       • Categoría de hotel y tipo de acomodación requerido

       • Restricciones alimenticias o físicas a tomar en cuenta

     • Toda solicitud de reserva será respondida por escrito (de lo contrario no se considerará como válida) en los siguientes plazos:

       • Individuales (FIT’S): La respuesta se brindará vía e-mail en un plazo no mayor a las 24 horas, en horario de oficina.

       • Grupos: La respuesta se brindará vía e-mail y podrá ser mayor a las 24 horas, en horario de oficina. El tiempo exacto de respuesta será informado por su ejecutivo de ventas.

     • Nuestros horarios de oficina para la atención de solicitudes son los siguientes:

Lunes - viernes: 09:00 horas – 17:00 horas
sábados: 09:00 horas – 12:00 horas
Feriados: Toda reserva solicitada/recibida en días feriados calendario será trabajada inmediatamente el siguiente día calendario laborable.

• Toda confirmación de reserva contendrá la siguiente información: datos completos del(los) pasajero(s) proporcionados por el cliente, información de vuelos, itinerario final, liquidación, plazo de reconfirmación y/o anulación sin gastos y fecha final de pago. Es responsabilidad del cliente verificar la información y de no haber objeción, se dará por aceptada.

• ArCa Travel se reserva el derecho de modificar el itinerario solicitado o confirmar hoteles diferentes a los solicitados originalmente por motivos de disponibilidad o a fin de garantizar la calidad del servicio. En dichos casos, ArCa Travel ofrecerá opciones similares en categoría, ubicación y precio siendo posible la aplicación de algún descuento/suplemento. De ser el caso, su ejecutivo de ventas le informará oportunamente.

• Acerca de la política de liberados, esta se aplica únicamente para el caso de grupos y será informado por el ejecutivo a cargo de acuerdo a cada caso.

 

 

 

1. SOBRE LAS MODIFICACIONES

   • Toda solicitud de modificación debe ser realizada vía e-mail, indicando de manera detallada los cambios requeridos y será respondida en un plazo no mayor a las 48 horas para el caso de FIT’s y en un plazo a ser informado por su ejecutivo, en el caso de grupos.

   • Toda modificación solicitada se encuentra sujeta a disponibilidad de espacios en hoteles, restaurantes, servicios de tren, etc. Siendo ArCa Travel responsable de brindar las nuevas opciones indicando el nuevo itinerario y las diferencias tarifarias a aplicar de ser el caso. Sin embargo, ArCa Travel no se hace responsable si la modificación solicitada implica que el itinerario se vea afectado o imposibilitado de desarrollarse de alguna forma.

   • Si la modificación es solicitada cuando la reserva ya se encuentra RECONFIRMADA (pagada), los cambios o correcciones están sujetos al 20% de penalidad por gastos administrativos de ArCa Travel y adicionalmente se aplicarán las penalidades correspondientes a las políticas de cancelación de nuestros proveedores, los cuales serán informados oportunamente.

2. SOBRE LAS ANULACIONES: INDIVIDUALES (FIT’S) Y GRUPOS

   • Toda solicitud de anulación de reserva deberá ser solicitada vía correo electrónico, las misma que será respondida misma vía dando conformidad de la anulación en un plazo no mayor de 48 horas para el caso de FIT’s y en un plazo a ser informado por su ejecutivo, en el caso de grupos.

   • Toda solicitud de anulación de reservas NO RECONFIRMADAS (no pagadas), no será sujeta a penalidades o gastos de anulación, siendo responsabilidad del cliente asegurarse de recibir la respuesta a su solicitud por escrito.

   • Toda solicitud de anulación de reservas RECONFIRMADAS (pagadas), será sujeta al 20% de penalidad por gastos administrativos de ArCa Travel, y adicionalmente a las penalidades de cada proveedor que se aplicarán dependiendo de la fecha en que haya sido recibida la solicitud de anulación y en base a los siguientes plazos generales:

     • INDIVIDUALES (FIT’S)- Dentro de los 30 días a la fecha de ingreso: NO APLICA REEMBOLSO - PENALIDAD 100%
       - Dentro de los 31 a 45 días a la fecha de ingreso: SUJETO A PENALIDAD DEL 50%
       - Dentro de los 46 a más días a la fecha de ingreso: SUJETO A PENALIDAD DEL 20%

     • GRUPOS- Dentro de los 60 días a la fecha de ingreso: NO APLICA REEMBOLSO - PENALIDAD 100%
       - Dentro de los 61 a 90 días a la fecha de ingreso: SUJETO A PENALIDAD DEL 50%
       - Dentro de los 91 a más días a la fecha de ingreso: SUJETO A PENALIDAD DEL 20%

   • ArCa Travel se reserva el derecho de modificar los plazos anteriormente establecidos en caso de reservas especiales donde los reembolsos y/o plazos no son aplicables ya sea para individuales o grupos. Dichos plazos serán informados por el ejecutivo a cargo al momento de la confirmación.

   • Las políticas de anulación indicadas no son aplicables a reservas que incluyan el ingreso el Camino Inca, independientemente de la fecha en que fue efectuada la solicitud. En este caso no se concederá reembolso alguno debido a la naturaleza no endosable ni reembolsable de la reserva.

   • Las políticas de anulación indicadas no son aplicables a reservas que para ser confirmadas requieran un pre-pago por parte del prestador del servicio tales como hoteles boutique, cadenas de hoteles o cruceros por el Amazonas. Para estos casos especiales se aplicarán las políticas y condiciones del operador involucrado, las mismas que serán informadas por el ejecutivo a cargo.

   • En el caso de anulación de paquetes turísticos que incluyan servicios de tren a/desde Machu Picchu u otros destinos como Cusco, Puno, Arequipa o viceversa; se aplicarán las penalidades y reembolsos (en caso apliquen) según las políticas y condiciones del prestador del servicio más el 20% de gastos administrativos por parte de ArCa Travel

 

• SOBRE LA RESERVA DE BOLETOS AÉREOS

  • Toda reserva aérea debe ser solicitada vía correo electrónico detallando la siguiente información:

    • Apellidos y nombres completos

    • Número de pasaporte o documento de identidad

    • Nacionalidad

    • Itinerario requerido y fechas exactas de viaje

  • Tomar en cuenta que la única manera de garantizar una tarifa aérea es con la emisión del boleto (previo a ello toda tarifa aérea está sujeta a cambios sin previo aviso de acuerdo a las políticas que establece cada línea aérea nacional o internacional)

  • Una vez emitido su boleto aéreo, cualquier modificación en los datos brindados o cambio de fechas, se encuentran sujetos a penalidades, pagos de diferencias tarifarias según disponibilidad de las nuevas fechas y fees de reemisión por parte de la aerolínea y de ArCa Travel.

  • ArCa Travel no se hace responsable por los cambios en los horarios de vuelo que puedan efectuar las aerolíneas posteriores a su reserva y emisión. ArCa Travel se encargará de informar de cualquier cambio en su(s) horario(s) de vuelo siempre que reciba la información por parte de la aerolínea de manera oportuna.

  • Sírvase verificar su(s) reserva(s) aérea(s) a través de su ejecutivo de ventas o a través de la página web o call center de su operador de vuelo, 24-48 horas previo a la realización de su viaje.

  • Las anulaciones de tickets aéreos están sujetos a penalidades del 100% de acuerdo a las políticas y condiciones establecidas por la aerolínea y ArCa Travel FORMA DE PAGO

  • Toda reserva de un cliente será RECONFIRMADA únicamente al completarse el 100% del pago de la misma. El pago de una reserva por parte del cliente constituye la aceptación de las políticas establecidas por ArCa Travel.

  • Los plazos de pago para un cliente son los siguientes:

    • INDIVIDUALES (FIT’S):

      • - Se requiere el 100% del pago total de la reserva, hasta 45 días previos al ingreso de los pasajeros.

      • - En el caso de reservas solicitadas dentro de los 44 días previos a la fecha de ingreso de los pasajeros o reservas de última hora, su ejecutivo a cargo le indicará la fecha final de pago.

      • - En caso su reserva incluya algún operador de servicio que requiera pre-pago para recibir la confirmación de reserva, el ejecutivo a cargo le informará oportunamente.

    • GRUPOS
      120 días previos a la fecha de ingreso - Pre-pago del 50% del costo total
      90 días previos a la fecha de ingreso - Pre-pago del 50 % del costo total

• MEDIOS DE PAGO

  • PAGO A CUENTA BANCARIA: Los pagos pueden ser realizados a nuestra cuenta bancaria la cuál será brindada oportunamente por su ejecutivo de ventas.
    Por otro lado, el cliente contratante deberá asumir los gastos cobrados por su banco de origen, siendo ArCa Travel responsable de asumir los gastos cobrados por el banco receptor.

• REEMBOLSOS

  • Todo pedido de reembolso debe ser solicitado por escrito y queda sujeto a evaluación teniendo como base las políticas de anulación del presente documento.

  • Todo reembolso solicitado por motivos de enfermedad, fallecimiento, accidente u otras razones de fuerza mayor, deberá presentar la documentación que acredite el impedimento de viaje del pasajero tales como certificado médico, certificado de defunción, etc. de lo contrario se considerará sin fundamento.

  • Para aquellos servicios que se interrumpan por motivos ajenos al dominio de  ArCa Travel tales como: cancelación de vuelos, desastres naturales, protestas públicas, etc.; no se brindarán reembolsos o los mismos estarán sujetos a evaluación al culminar el programa contratado, en cuanto ArCa Travel es responsable de brindar las alternativas viables pudiendo emplear costos para la realización de un programa alterno, sin que esto implique la afectación de las utilidades de la empresa.

  • El tiempo de respuesta a la solicitud de reembolso dependerá de los trámites que se deban realizar con cada proveedor involucrado y las políticas y tiempo de respuesta de los mismos.

1. POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD

   • ArCa Travel no se hace responsable por acontecimientos impredecibles y ajenos a nuestro control tales como desastres naturales, actos de gobierno local, huelgas y/o protestas, disturbios, revueltas sociales, robos, enfermedades u otras condiciones adversas que impidan el buen funcionamiento del itinerario contratado.

   • En base al punto anterior, ArCa Travel, se reserva el derecho, de modificar el itinerario para salvaguardar los intereses y seguridad de sus clientes.

   • En los casos de reprogramación, cancelación o sobreventa de vuelos domésticos e internacionales, ArCa Travel hará todo lo que esté a su alcance para asistir a los pasajeros; sin embargo, ArCa Travel no se hace responsable por negación de embarque, costos adicionales o necesidad de alojamiento, alimentación y/o traslados a consecuencia de dichos sucesos.

   • ArCa Travel no asume bajo ninguna circunstancia los riesgos y consecuencias posibles que conlleva la realización de algunas actividades de aventura como trekking, canotaje, kayak, bicicleta de montaña, cabalgatas, etc ArCa Travel, a través de los operadores de aventura, brindará las indicaciones pertinentes de seguridad a cada cliente; sin embargo, es primordial que el cliente viaje con un seguro de viaje integral a fin de recibir asistencia o indemnización en caso extremo.

   • De haber cambios de itinerario por deseo expreso del cliente, los gastos adicionales que se generen por esta causa deberán ser pagados por los pasajeros.

   • La no presentación del(los) pasajero(s) a un servicio contratado o anulación de última hora, dará lugar a la pérdida total del servicio contratado sin derecho a reembolsos o reprogramación alguna.

   • ArCa Travel no se hace responsable por enfermedad del pasajero, pérdidas de equipaje durante el viaje, gastos adicionales, tardanzas accidentales u otros eventos que puedan causar una alteración en el itinerario.

   • En caso algún pasajero muestre un comportamiento ajeno a las buenas costumbres o que ponga en riesgo su propia vida o la de otros pasajeros, ArCa Travel, tiene la facultad de retirar a esta persona y de ser necesario solicitar ayuda policial con la finalidad de salvaguardar la integridad de las personas. Cabe mencionar que, de darse el caso, no se aplicará reembolso alguno.

   • ArCa Travel informará oportunamente sobre los trámites de visas, aduanas o vacunaciones que sean considerados como requisitos para realizar el viaje; sin embargo, no se responsabiliza por la gestión o tramitación de los mismos, siendo esta responsabilidad del cliente. Se recomienda informarse con la debida anticipación sobre trámites o restricciones a tomar en cuenta.

   • El alojamiento en el Perú se encuentra exonerado del IGV (Impuesto General a las Ventas) a los pasajeros extranjeros y peruanos no residentes en el Perú, por ser considerada dentro de la categoría de exportación de servicios (DL. 919). Para dicha exoneración es obligatorio que los pasajeros presenten en el respectivo establecimiento de hospedaje su Pasaporte y la Tarjeta Andina de Migraciones debidamente sellada al ingresar al país y con una estadía no mayor a los 60 días desde su ingreso al Perú. De no presentar dichos documentos, el establecimiento de hospedaje procederá al cobro del impuesto correspondiente al pasajero, no siendo responsable ArCa Travel de asumir dicho impuesto.

   • Para fechas especiales como Navidad, Año Nuevo, Semana Santa, congresos u otros eventos especiales las políticas de pago, de anulaciones o de modificaciones pueden variar, su ejecutivo de ventas le indicará las observaciones pertinentes de acuerdo al caso.